Comment organiser un vernissage ?

Vous souhaitez organiser un vernissage pour faire découvrir vos œuvres, ou communiquer sur une exposition que vous organisez ? Voici quelques conseils.

Pour un déroulement sans accros, vous devez anticiper l’organisation de votre vernissage. Commencez par réserver le lieu et la date plusieurs mois à l’avance. Définissez ensuite le thème et envoyez vos invitations. En fonction du thème et du nombre d’invités, prévoyez le matériel nécessaire. Des fournisseurs sont en ligne : www.tablepolypro.fr. Pensez également à convier les médias appropriés qui sauront communiquer efficacement autour de votre projet.

Quelles sont les obligations légales ?

Lors du vernissage, le cadre juridique d’une exposition s’applique. Si les œuvres de plusieurs artistes sont exposées, assurez-vous que chaque auteur ait accordé un droit de représentation de son œuvre. Pensez également à utiliser la mention droits réservés ou DR en prévention.

À la signature du contrat de location, les locaux d’exposition seront couverts par l’assurance du propriétaire. Vous pouvez souscrire en complément une assurance expositions d’œuvres d’art, qui vous permettra d’assurer les œuvres pendant toute la durée de l’exposition, vernissage inclus.

Il faudra également veiller à ne pas dépasser le nombre maximum de personnes autorisées simultanément à l’intérieur du lieu choisi.

Quel matériel prévoir ?

Pour le soir même, vous aurez prévu des cartes de visites, ou des flyers à destination des invités, ainsi qu’un portfolio présentant votre travail ou le travail des artistes représentés. Vous pourrez les déposer sur une table prévue à cet effet à l’entrée de la salle ou un autre endroit adéquat.

Pour la restauration, vous pourrez faire appel à un traiteur qui vous proposera également une prestation de service, vous laissant ainsi l’esprit libre pour vous occuper de vos invités. Pour les boissons, choisissez de préférence des liquides alcoolisés et non alcoolisés qui ne tâchent pas. Un buffet salé sera installé sur une table pliante de traiteur.

Dans la salle, privilégiez un affichage des œuvres espacé, aéré et prévoyez du petit matériel de secours en cas de retouche imprévue.

Enfin, diffuser en fond sonore une musique d’ambiance est toujours opportun.

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